Как может выглядеть будущее конференций

Сейчас, несмотря на надежды организаторов возобновить работу в конце года, PROMAX не состоится в 2020 году - по крайней мере, не лично. Это всего лишь один из примеров массовой паузы в мировой конференц-индустрии после Covid-19. Конференции, на которых традиционно участники собираются в центре в гостинице или в центре мероприятий, предполагают много тесных контактов; участники сидят вместе, делятся фуршетом и беседуют в тесных помещениях. Многие видят сотни участников, прилетающих со всего мира. В возрасте Ковида-19 они являются наихудшим видом "супер-распространения": конференция, проведенная в Эдинбурге в феврале, привела к тому, что 25 участников заразились коронавирусом, в том числе и тот, кто затем посеял его на дне рождения ребенка. "Это большое количество людей, которые собираются вместе, социальные запреты и нормы расслабляют, и люди проводят время вместе, что делает более рискованным события передачи", - говорит Пол Хантер (Paul Hunter), профессор медицины в Университете Восточной Англии. "Конференции, безусловно, заполняют этот критерий".

 

В настоящее время проведение конференций практически невозможно - как с логистической точки зрения, из-за ограничений на поездки, так и с точки зрения общественного здравоохранения. Тем не менее, они должны продолжаться, как глобальная индустрия с бюджетом в 1,1 трлн. долларов, поддерживающая сотни тысяч рабочих мест. Как развивается отрасль в столь изменившемся мире?

Цифровой переход

PROMAX принимал участие в своей конференции - в том числе некоторые основные доклады - в режиме онлайн, торгуя аудиторией в окне Zoom. Организаторы были не одни: так же, как и большинство элементов бизнеса, связанных с операциями, перешли на экраны видео-чата, так и конференции.

"Все говорили об электронных конференциях" до начала коронавируса, но немногие потрудились исследовать его как вариант, объясняет Мэнди Дженнингс из Paje Consulting, компании по планированию мероприятий, расположенной в Чешире. "Мы были в той ситуации, когда делали то, к чему привыкли". Это заставило всех принять это, и заставило компании осознать, что некоторые из этих вещей можно делать в виртуальном мире, а не отправлять людей в поезд или самолет по всему миру".

Посещение онлайн сессий, которые заменили PROMAX, было "обнадеживающим", говорит Мордью, с некоторыми сессиями, получающими то же самое количество посетителей, что и обычно. Участникам было позволено перевести свои билеты на виртуальное мероприятие или перенести их на физическое мероприятие в 2021 году. PROMAX говорит, что он рассчитывает скорректировать свою ценовую структуру для будущих веб-конференций, чтобы позволить людям выбирать события по справедливой цене для них. Обратная связь до сих пор была положительной, говорит Мордью, и многие из них наслаждаются возможностью догнать цифровые сессии по требованию.

Но организаторы признают, что цифровые мероприятия во многом являются бледной имитацией традиционных конференций. "Наше сознательное решение не пытаться копировать опыт конференции - это признание того, что личные физические конференции имеют определенные ощутимые преимущества", - говорит Мордью. Предприятия тратят деньги на отправку сотрудников на конференции из-за возможностей общения в сети и случайных обсуждений, которые происходят в кулуарах.

"Мы все знаем, что общение в сети - это большая часть конференций", - говорит Мордью. "Способность общаться с докладчиками или вашим сообществом, делиться своими идеями и черпать вдохновение - вот опыт конференции". Несмотря на то, что организаторы стараются копировать как можно больше посредством онлайн-мероприятий, этот нематериальный элемент подпитки окружающих намного сложнее запечатлеть, когда люди физически не собраны. "Вы, как правило, придерживаетесь этой повестки дня на цифровой конференции", - говорит Дженнингс. "Она короче, и у вас нет возможности сделать это лично".

Изменилось будущее

Несмотря на потенциальную проблему безопасности, некоторые конференции медленно начинают возвращаться в календарь. В Великобритании правительство объявило, что конференции могут возобновиться 1 октября, после обширного лоббирования со стороны промышленности, которая предупредила о том, что 30 000 рабочих мест находятся под угрозой. По словам Рейчел Паркер, директора Ассоциации мест проведения мероприятий (Association of Event Venues, UK industry body), конференции стоят 11 млрд. фунтов стерлингов для британской экономики. По ее словам, от 50 до 90% персонала в Великобритании, занятого в индустрии организации и проведения мероприятий, были отправлены в неоплачиваемый отпуск, и многие из них начали замечать сокращение штата, так как поддержка британского правительства начинает прекращаться. "Несмотря на то, что у нас есть зеленый свет, мы потенциально можем торговать на 15-25% в этом последнем квартале, и поэтому нам нужны дополнительные [финансовые] меры со стороны правительства", - говорит Паркер.

Физические конференции, когда они вернутся, скорее всего, будут выглядеть совсем по-другому". "Организаторы должны будут посмотреть на меры, которые происходят в рамках технической стороны", - говорит Паркер. Например, большинство вирусологов будет охлаждено идеей передачи микрофона с одной палочкой аудитории для проведения сессии вопросов и ответов. Вместо этого организаторы смотрят на микрофоны бум-бума, которые висят над головами участников, или используют такие системы, как Sli.do, которые позволяют пользователям задавать вопросы через систему онлайн-чата. Проведение социальных мероприятий по вечерам, где традиционно происходит большая часть неформального общения, кажется сложным, учитывая, что многие страны продолжают регулировать проведение больших общественных собраний.

Отраслевой орган Паркера также предлагает меры по смягчению последствий, такие как размещение мебели, замена бумажных раздаточных материалов на цифровые, а также мониторинг плотности конференций. "Возможно, на въездах должна быть система светофора", - говорит она, добавляя: "Мы надеемся, что нам не придется делать все эти вещи". Можно было бы обслуживать людей с индивидуальными боксерскими обедами вместо буфетов, а также предоставлять дополнительное пространство для общения по сети, оставаясь при этом социально отдаленным. Маски, в соответствии с правилами большинства стран по проведению закрытых собраний, будут обязательными.

Фактор страха

По словам Паркера, конференции - это один из лучших секторов, которые нужно открывать заново, так как общества продолжают бороться с Ковидом-19. "Мы знаем, кто придет на наши мероприятия", - говорит она. "Вы можете получить несколько прогулок, но 99,9% людей, которые приходят на наши конференции, предварительно зарегистрированы". Отслеживание уже есть". Однако Линда Баульд, профессор общественного здравоохранения в Эдинбургском университете, более осторожна. "Одно из главных преимуществ конференций - это то, что вы собираете много людей в помещении, и это именно то, что мы не хотим делать в данный момент", - говорит она. Я думаю, что национальная конференция в Великобритании, вы могли бы, так же как и мы открываем отели, проводить ее физически дистанционно". Но международные конференции в этом году кажутся плохой идеей, полная остановка". Помимо того, что путешественники из некоторых стран будут представлять более высокий риск из-за более высокого уровня заражения, она отмечает, что риск самого путешествия в самолетах и такси, скорее всего, будет служить сдерживающим фактором для крупных международных мероприятий.

Профессор медицины Хантер считает, что именно прибытие вакцины, а не эффективная система отслеживания, откроет конференции для многих. "Я подозреваю, что некоторые люди, к сожалению, не преодолеют психологический страх, хотя я подозреваю, что большинство из нас преодолеет его", - говорит он. "При наличии эффективной вакцины, если мы ее получим и распространим в начале следующего года, риски и тревоги от нее будут гораздо меньше".

По мере того, как участники конференции определяют свои дальнейшие шаги - вакцина или нет, - сам Хантер с нетерпением ждет их возвращения. "Частью конференций, особенно в научном сообществе, является возможность встретиться лицом к лицу с людьми, с которыми в противном случае вы могли бы не встретиться, и придумать планы по совместному проведению новых научных исследований и проектов", - говорит он. "Во многом так развивается наука".

В то время как специалисты по планированию конференций и мероприятий уверены, что цифровые конференции смогут уничтожить физическую аудиторию до конца 2020 года, респонденты июльского опроса, проведенного PCMA, Ассоциацией по управлению профессиональными конференциями, утверждают, что коронавирус окажет большое влияние на их отрасль, они менее уверены, что он окажет значительное влияние в 2021 году. "В конце туннеля начинают появляться огни", - говорит Мордью. "Но тем временем, у нас есть старый добрый интернет, чтобы спасти нас".